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11.3 Aufwandsabrechnung
Eine Aufwandsabrechnung wird dann erstellt, wenn ein Mitarbeiter Ausgaben für die Firma über seinen eigenen Geldbeutel tätigt. Beispiel: Wenn Sie einen Kunden zum Essen einladen, können Sie über das Formular zur Aufwandsabrechnung eine Erstattung beantragen.
Um eine neue Aufwandsabrechnung zu erstellen, gehen Sie zu:
Personalwesen > Dokumente > Aufwandsabrechnung > Neu
Geben Sie die Mitarbeiter-ID, das Datum und die Auflistung der Ausgaben, die Sie zurückerstattet haben möchten, ein und "übertragen" Sie den Datensatz.
Ausgaben genehmigen
Die Person, die die Kostenerstattung beantragt, muss auch die ID des Benutzers, der diese Ausgaben genehmigen soll, angeben und sie muss dem Ausgabengenehmiger die Anfrage über die Schaltfläche "Zuweisen zu" zuweisen, damit dieser eine Benachrichtigung über die Anfrage erhält.
Wenn der Genehmiger das Formular erhält, kann er oder sie die genehmigten Beträge aktualisieren und auf die Schaltfläche "Genehmigen" klicken. Um den Antrag abzulehnen, kann er auch die Schaltfläche "Ablehnen" klicken.
Im Bereich "Kommentar" können Kommentare angelegt werden. Diese können Erklärungen enthalten, warum ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Verbuchung der Ausgaben und der Kostenerstattung
Die genehmigte Aufwandsabrechnung muss in eine Journalbuchung umgewandelt werden und die Zahlung muss durchgeführt werden. Anmerkung: Dieser Betrag sollte nicht mit der Gehaltsabrechnung vermischt werden, da er sonst für den Mitarbeiter steuerpflichtig wird.
Verknüpfungen zu Aufgaben und Projekten
- Um eine Aufwandsabrechnung mit einer Aufgabe oder einem Projekt zu verknüpfen, geben Sie die Aufgabe oder das Projekt an, während Sie eine Aufwandsabrechnung erstellen.
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